Die Inventur zählt nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten im Rahmen des Geschäftsbetriebs. Sie ist einerseits gesetzlich vorgeschrieben, andererseits jedoch auch notwendig, um Transparenz über das Betriebsvermögen und eventuell vorhandene Schulden zu erhalten.
Wie du deine Bestandsaufnahme unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben optimieren kannst, erfährst du in diesem Ratgeber-Artikel. Außerdem erklären wir dir sämtliche Grundlagen, damit du über ein solides Basiswissen rund um das Thema Inventur verfügst.
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Was ist eine Inventur?
Bei der Inventur handelt es sich um eine lückenlose, mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur, bei der Warenbestände und das Anlagevermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden. Das Ergebnis ist das sogenannte Inventar – ein Bestandsverzeichnis, das neben der Menge auch den Zustand jeder einzelnen Position enthält.
Weniger bekannt ist die Buchinventur, in deren Rahmen alle nichtkörperlichen Wertigkeiten festgehalten werden. Es kann sich hierbei um Bankguthaben, Darlehen, Verbindlichkeiten oder Forderungen handeln. Eine wertmäßige Ermittlung ist ausschließlich über Daten aus der Buchhaltung möglich.
Warum führt man eine Inventur durch?
Für die Durchführung einer körperlichen Inventur gibt es mehrere Hintergründe. Zunächst liegt es im eigenen Interesse eines jeden guten Kaufmanns, festzustellen, ob die Buchbestände mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmen. Treten beispielsweise regelmäßig Fehlmengen auf, kann dies ein Indiz für eine unsaubere Bestandsführung oder sogar für Schwund und Diebstähle sein. Fehlbestände wirken sich weiterhin negativ auf betriebliche Prozesse aus und können beispielsweise zu Produktionsengpässen oder Lieferverzug führen.
Daneben hilft die Bestandsaufnahme von
- Guthaben,
- Schulden,
- Verbindlichkeiten und
- Forderungen
Unternehmen dabei, ihre finanzielle Situation exakt einschätzen zu können. Hierdurch können etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig aufgedeckt werden, weshalb eine Inventur auch als Frühwarnsystem gesehen werden kann.
Neben dem Eigeninteresse besteht in Deutschland darüber hinaus die gesetzliche Pflicht zur Durchführung von Inventuren. Jeder Kaufmann muss nach § 240 HGB und den §§ 140 sowie 141 AO (Abgabenordnung) im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung eine Bestandsaufnahme vornehmen.
Zuletzt sollte bedacht werden, dass eine Inventur direkte steuerliche Auswirkungen hat. Dies liegt darin begründet, dass sich die Korrektur von Inventurdifferenzen auf die Gewinn- und Verlustrechnung auswirkt. Sie kann den steuerlich relevanten Gewinn sowohl erhöhen als auch reduzieren.
Wer muss eine Inventur durchführen?
Zur Durchführung einer Inventur sind nur „Kaufleute“ verpflichtet. Hierzu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, also eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen müssen. Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen rein gesetzlich keine Inventur vornehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine regelmäßige Bestandsaufnahme nicht auch für diesen Unternehmerkreis sinnvoll sein kann. Beispielsweise sollten auch kleine Handelsunternehmen ein Interesse daran haben, ihre realen Bestände zu kennen.
Wann wird eine Inventur durchgeführt?
Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten:
- Bei der Eröffnung eines Unternehmens
- Bei der Übernahme eines Unternehmens
- Bei der Schließung oder Veräußerung eines Unternehmens
- Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres
Stichtagsinventur
Grundsätzlich gilt, dass die Inventur mindestens an jedem Bilanzstichtag durchgeführt werden muss. Dies ist häufig der 31.12., kann bei einem abweichenden Geschäftsjahr jedoch auch ein anderes Datum sein. Da die Bestandsaufnahme in der Praxis mit enormem Aufwand verbunden ist, ist die Durchführung innerhalb eines Tages jedoch meist nicht realisierbar. Es existieren daher einige Vereinfachungsregelungen, die diesem Umstand Rechnung tragen. Beispielsweise kann die Inventur innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Bestandsveränderungen innerhalb dieses Zeitraums müssen jedoch berücksichtigt werden. Diese Inventurform ist insbesondere vorteilhaft für Unternehmen, bei denen in den ersten beiden Wochen des neuen Geschäftsjahrs wenig passiert.
Praxistipp: Je weiter die Inventur vom Bilanzstichtag entfernt durchgeführt wird, desto aufwendiger wird die Rückrechnung. Schließe daher den Betrieb für die Inventur oder versuche zumindest, nicht zu viel Zeit zwischen Stichtag und Inventurende vergehen zu lassen.
Zeitverschobene Inventur
Das Handelsrecht erlaubt neben der klassischen Stichtagsinventur auch eine zeitlich verschobene Durchführung. Die körperliche Inventur kann in diesem Fall ein einem beliebigen Tag innerhalb folgender Zeiträume erfolgen:
- Innerhalb der letzten 3 Monate vor dem Bilanzstichtag
- Innerhalb der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag
Achtung: Für die zeitverschobene Inventur müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss zunächst ein Rückrechnungs- bzw. Fortschreibungsverfahren angewandt werden, das eine ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag ermöglicht.
Beispiel: Du führst die körperliche Inventur am 30.11. durch und ermittelst einen Bestandswert von 250.000 Euro. Der Bilanzstichtag ist der 31.12. Im Zeitraum 01.12. bis 31.12. verbuchst du einen Wareneingangswert von insgesamt 60.000 Euro und einen Ausgangswert (Wareneinsatz) von 30.000 Euro. Die Berechnung des Inventurergebnisses bzw. des Bilanzwerts sieht dann wie folgt aus:
| Bestandswert (Ermittelt durch Inventur) am 30.11. | 250.000 Euro |
| + Warenzugänge 01.12. bis 31.12. | + 60.000 Euro |
| – Warenausgänge 01.12. bis 31.12. | – 30.000 Euro |
| = Inventurergebnis / Bilanzwert zum 31.12. | = 280.000 Euro |
Ferner darfst du die zeitverschobene Inventur nur dann anwenden, wenn unkontrollierte Abgänge weitgehend auszuschließen sind. Hierunter fallen beispielsweise Verderb, Verdunstung, Schwund oder extreme Zerbrechlichkeit. Im Zweifelsfall solltest du dir diese Inventurform vom Finanzamt schriftlich gestatten lassen.
Permanente Inventur
Auf die körperliche Inventur am Bilanzstichtag kann gänzlich verzichtet werden, wenn der Bestand zu diesem Datum anhand der Lagerbuchführung ermittelt werden kann. Hierfür ist der Einsatz eines geeigneten WaWi- bzw. ERP-Systems erforderlich. Auch bei dieser Form muss eine komplette körperliche Bestandsaufnahme erfolgen, jedoch ist der Zeitpunkt frei wählbar. Dies ermöglicht ein Maximum an Flexibilität, da der Inventurzeitraum beispielsweise auf die Ferienzeit oder ein beliebiges Wochenende gelegt werden kann.
Sonderform: Stichprobeninventur
§ 241 HGB lässt die sogenannte Stichprobeninventur als Vereinfachungsverfahren zu. Im Gegensatz zur Vollinventur werden nicht die gesamten Bestände erfasst, sondern nur ein Teil. Die Berechnung der Gesamtmengen bzw. -werte erfolgt dann anhand mathematischer Verfahren. Hieraus ergeben sich einige Vorteile:
- Erhebliche Zeitersparnis
- Kosteneinsparung durch geringere Mitarbeiterkapazitätsbindung
Der Hauptnachteil einer Stichprobeninventur liegt in der Ungenauigkeit der errechneten Bestände. Daher ist dieses Verfahren nicht in jedem Betrieb sinnvoll bzw. zulässig. Bei extrem wertvollen Gegenständen oder verderblicher Ware ist es komplett untersagt. Die Lagersoftware muss dieses Verfahren unterstützen und es muss vorab eine schriftliche Genehmigung des Finanzamts vorliegen.
In der Praxis ist die folgende Kombination weit verbreitet: Die Bestände hochwertiger Gegenstände werden durch exaktes Zählen ermittelt, die Bestände an geringwertigen Gütern (z. B. Schrauben) werden im Rahmen der Stichprobeninventur hochgerechnet.
Umfang einer Inventur
Grundsätzlich gilt: Das Bestandsverzeichnis (Inventar) muss den Nachweis ermöglichen, dass sämtliche Bestände vollständig aufgenommen wurden. Eine körperliche Aufnahme erfolgt hierbei für Sachgegenstände. Hierunter fallen in erster Linie Vorräte, jedoch auch das materielle Anlagevermögen. Folgende Bereiche zählen neben den klassischen Handelswaren ebenfalls zum Inventurumfang:
Fertige und unfertige Erzeugnisse
Die Bewertung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen muss anhand der Herstellungskosten erfolgen. Wie die Herstellungskosten und der Fertigstellungsgrad ermittelt wurden, muss aus den Inventurunterlagen hervorgehen. Hierfür werden separate Unterlagen erstellt und beigelegt.
Hilfs- und Betriebsstoffe
Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind Bestandteil einer Inventur. Gegenstände wie Heizöl, Verpackungsmaterial oder Benzin müssen einzeln erfasst werden, sofern ihr Wert erheblich ist oder starke Schwankungen im Bestand vorliegen. Trifft dies nicht zu, ist eine Schätzung des Wertes zulässig.
Kommissionsware
Hast du Kommissionsware erhalten, ist diese nicht im Bestand zu führen, da sie Eigentum deines Unternehmens ist. Anders sieht es aus, wenn du selbst Kommissionswaren hingegeben hast. Sie sind in die Inventur aufzunehmen oder mittels Bestandsnachweis des Kommissionärs nachzuweisen.
Wertlose oder minderwertige Waren
Selbst Waren mit geringem oder keinem Wert sind aufzunehmen. Bei der Bewertung wird ein Abschlag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen oder es wird der Wert „Null“ herangezogen.
Ware, die sich unterwegs befindet
Ist unterwegs befindliche Ware dein Eigentum, so ist sie Bestandteil der Inventur. Gleiche hierbei stets mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab. Hast du beispielsweise für eine Ware bereits die Rechnung erhalten und verbucht, muss eine Erfassung im Bestand erfolgen, auch wenn die Ware körperlich noch gar nicht eingetroffen ist. Hast du eine Ware verkauft, den Erlös erfasst aber noch keine Zahlung erhalten, darf die Ware bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden.
Bewegliches Anlagevermögen
Das Bestandsverzeichnis muss auch sämtliche bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens enthalten, selbst wenn diese komplett abgeschrieben sind. Hierunter fallen beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen oder die Geschäftsausstattung. Eine körperliche Bestandsaufnahme ist nicht erforderlich, wenn ein Anlagenverzeichnis mit sämtlichen Zu- und Abgängen geführt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand. Leasing-Gegenstände sind hingegen Bestandteil des Anlagenverzeichnisses, sofern sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.
Das Anlagenverzeichnis muss für jeden Gegenstand eine sogenannte Anlagenkarte enthalten, die folgende Angaben aufweist:
- Bezeichnung des Gegenstandes
- Bilanzwert zum Bilanzstichtag
- Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten
- Nutzungsdauer
- Jährlicher Abschreibungsbetrag
- Datum des Abgangs
Tipp: Zu einer ordnungsgemäßen Inventur gehört auch die Erfassung von Kilometerständen betrieblich genutzter Fahrzeuge.
Inventur des nicht körperlichen Vermögens und der Schulden (Buchinventur)
Forderungen, Verbindlichkeiten und immaterielle Vermögensgegenstände können nicht durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Wiegen oder Messen) ermittelt werden. Sie müssen daher einer Buchinventur unterzogen werden. Dies bedeutet, dass ein Nachweis durch geeignete Dokumente erfolgen muss. Forderungen und Verbindlichkeiten werden beispielsweise getrennt voneinander anhand von Saldenlisten erfasst. Ein Bankguthaben wird hingegen durch Kontoauszüge nachgewiesen. Vorhandenes Bargeld muss jedoch gezählt werden.
Bewertung einer Inventur
Die Inventur ist nicht nur eine mengenmäßige Bestandsaufnahme. Es muss auch eine monetäre Bewertung der Vorräte erfolgen. Hierbei gilt gemäß § 252 HGB der Grundsatz der kaufmännischen Vorsicht. Das bedeutet:
- Vorhersehbare Risiken und Wertminderungen sind zu berücksichtigen.
- Wertmehrungen dürfen nur bewertet werden, wenn sie tatsächlich realisiert wurden, also, wenn der Gegenstand verkauft worden ist.
Daneben existiert in § 253 HGB der sogenannte Niederstwertgrundsatz. Er besagt Folgendes:
- Vermögensgegenstände dürfen höchstens mit ihren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet werden, vermindert um die Abschreibungen.
- Verbindlichkeiten müssen mit Ihrem Rückzahlungswert angesetzt werden (Höchstwertprinzip).
Einzelbewertung
Grundsätzlich muss gemäß HGB jeder Vermögensgegenstand und jeder Schuldposten einzeln bewertet werden. Jeder selbstständig nutzbare Gegenstand wird in diesem Zusammenhang als verkehrsfähig bezeichnet und ist eine bewertungsfähige Einheit. Zur Vereinfachung existieren hierzu jedoch drei andere zulässige Bewertungsarten, die wir nachfolgend kurz vorstellen.
Gleichbewertung (Festwert)
Das Sachanlagevermögen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können unter folgenden Voraussetzungen mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden:
- sie werden regelmäßig ersetzt
- ihr Wert ist für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung
Trifft dies zu, ist eine körperliche Bestandsaufnahme nur alle drei Jahre erforderlich.
Durchschnittsbewertung (Gruppenwert)
Gleichartige Gegenstände aus dem Vorratsvermögen und dem beweglichen Anlagevermögen sowie Schulden können zu einer Gruppe zusammengefasst und mit gewogenen Durchschnittswerten angesetzt werden.
Verbrauchsfolgebewertung
Bei der Bewertung gleichartiger Gegenstände aus dem Vorratsvermögen ist es zulässig, zu unterstellen, dass folgende Verfahren zutreffen:
- FIFO-Verfahren: zuerst angeschaffte/hergestellte Gegenstände werden zuerst verkauft
- LIFO-Verfahren: zuletzt angeschaffte/hergestellte Gegenstände werden zuerst verkauft
Schritt für Schritt zur erfolgreichen Inventur
Bisher haben wir uns in diesem Artikel mit den theoretischen und gesetzlichen Grundlagen der Inventur befasst. Wenden wir uns nur der Praxis zu. Berücksichtigst du eine Reihe von Tipps, steht dem Erfolg deiner nächsten Inventur kaum etwas im Wege. Grob skizziert sind hierfür folgende Schritte erforderlich:
Schritt 1: Termin festlegen
Bedenke bei der Auswahl des Inventurtermins, dass du nicht an den 31.12. gebunden bist. Du darfst die Methoden Stichtagsinventur, verlegte Inventur und permanente Inventur miteinander kombinieren. Durch eine optimale Zusammenstellung kannst du den Aufwand stark reduzieren.
Beispiel: Fahrradgeschäft
Du besitzt ein Fahrradgeschäft (Einzelhandel). Für die Inventur der vorhandenen Fahrräder wählst du einen Stichtag im Januar, da es in dieser Zeit am ruhigsten ist. Für sämtliche Ersatzteile und Betriebsstoffe wählst du die permanente Inventur mithilfe deiner Lagerhaltungssoftware.
Schritt 2: Zeitplan aufstellen
Eine gute Zeitplanung ist im Hinblick auf die Inventur bereits die halbe Miete. Kläre folgende Fragestellungen:
- Wie lange wird die Inventur voraussichtlich dauern?
- Kann die Inventur bei laufendem Betrieb erfolgen oder ist eine Schließung möglich/notwendig?
Schritt 3: Personal einteilen
Stelle einen realistischen Inventurplan auf, der sämtliche Einzelschritte und jeweils einen Termin und einen Verantwortlichen enthält. Benenne auch einen Inventurleiter, sofern du diese Aufgabe nicht selbst übernimmst. Bedenke, dass die Inventur möglichst in Zweierteams durchgeführt werden sollte. Ein Teammitglied zählt und sagt an, das andere schreibt auf. Daneben sollte der Inventurleiter bzw. ein Kontrolleur immer wieder stichprobenartig überprüfen, ob die Erfassung korrekt abläuft. Plane auch diese Personalie mit ein.
Ist die Inventur mit eigenen Mitarbeitern nicht zu bewältigen, sorge rechtzeitig für Aushilfen. Bedenke, dass du unerfahrene Inventurmitarbeiter im Rahmen einer kurzen Schulung auf ihre Tätigkeit vorbereiten solltest. Auch eine schriftliche Inventuranweisung bringt in der Praxis Vorteile.
Schritt 4: Vorbereitungen treffen
Der Arbeitsaufwand einer Inventur kann mit einer guten Vorbereitung stark minimiert werden. Führe daher vor Beginn folgende Tätigkeiten durch:
- Räume das Lager, die Produktion und die Verkaufsflächen auf
- Stelle gleichartige Bestände zusammen und ordne sie übersichtlich
- Bringe defekte oder verdorbene Artikel an einen separaten Ort
- Stelle fremde Vorräte (z. B. Kommissionsware, bereits verkaufte Artikel) an einen separaten Ort
- Überprüfe die korrekte Kennzeichnung/Beschriftung der Artikel
- Lege das Aufnahmeverfahren pro Artikel fest (Messen, Wiegen, Zählen, Schätzen) und vermerke es am Lagerplatz
- Vergiss nicht die auswärtigen Aufnahmebereiche
Nun erstellst du die Organisationsmittel zur Durchführung der Inventur. Hierzu zählen:
- Inventurformulare
- Bestandslisten
- Inventurprotokoll
- Zugangsliste für während der Inventur eingehende Waren
- Abgangsliste für während der Inventur verkaufte Waren
Sorge außerdem dafür, dass Hilfsmittel wie Scanner, Taschenrechner, Notizblöcke, Stifte, Waagen, Behälter oder Aufstiegshilfen bereitstehen.
Schritt 5: Inventur durchführen
Sorge dafür, dass die Aufnahmebereiche gegen Bestandsveränderungen (Zu- oder Abgänge) gesichert sind und sich keine Ware außerhalb dieser Zonen befindet. Für die konkrete Aufnahme der Bestände gibt es einige Spielregeln, durch die Zeit gespart und Fehler vermieden werden können:
- Das Inventurpersonal kennt niemals den Sollbestand.
- Der Zähler nennt Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Alter, Menge und Preis. Der Schreiber übernimmt diese Angaben auf die Zählliste.
- Der Zähler kennzeichnet, welche Ware bereits aufgenommen wurde.
- Ist ein kompletter Aufnahmebereich abgearbeitet, wird dessen Kennzeichnung durch den Schreiber gestrichen.
- Zähle von links nach rechts und von oben nach unten.
- Notiere verdorbene Ware auf einem separaten Formular.
- Beim Messen oder Wiegen wird kaufmännisch gerundet (1 bis 4 = abrunden, 5 bis 9 = aufrunden).
- Stichproben durch den Kontrolleur erfolgen immer in Gegenwart des Zählers und des Schreibers.
- Datum sowie die Namen von Zähler, Schreiber und Kontrolleur sind auf der Inventurliste zu vermerken. Etwaige Wertminderungen werden durch den Inventurleiter in einer eigenen Spalte notiert.
Häufig erfolgt die Datenerfassung heute auch durch mobile Endgeräte wie Scanner mit Tastatur. Ausgedruckte Zähllisten werden hierdurch jedoch nicht ersetzt, sondern sind nach wie vor erforderlich. Sie müssen zusätzlich handschriftlich ausgefüllt und quittiert werden. Fehlerhafte Einträge müssen so gestrichen werden, dass sie noch lesbar sind.
Schritt 6: Inventurdifferenzen buchen und Inventur abschließen
Nachdem alle Inventurbelege zusammengetragen wurden, werden diese fortlaufend nummeriert und in einem Ordner abgeheftet. Wichtig: Beachte, dass sämtliche Inventurdokumente (Aufnahmebelege, Inventurprotokolle, Anweisungen, Planungsunterlagen) 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Liegen alle Belege vor, kann eine Eingabe der Ist-Bestände in die Lagerhaltungssoftware erfolgen.
Gibt es Abweichungen zwischen Sollbestand und aufgenommener Menge, liegt eine Inventurdifferenz vor. Damit das Inventar und die spätere Bilanz korrekt sind, müssen die Buchbestände korrigiert werden. Fehlmengen werden hierbei als Bestandsveränderung oder Materialeinsatz verbucht, was den steuerlichen Gewinn reduziert.
Ebenso wichtig wie die korrekte Verbuchung von Inventurdifferenzen ist die Ermittlung der Gründe. Prüfe bei Auffälligkeiten daher, wie die Differenz entstanden sein könnte. Mögliche Gründe und Gegenmaßnahmen sind:
| Grund für Differenz | Maßnahmen |
|---|---|
| Diebstahl | Betroffenen Lagerbereich sichern, Zugang nur für vertrauenswürdige Mitarbeiter, Verkaufsräume z. B. mit Kameras ausstatten |
| Fehler bei der Kommissionierung | Sensibilisierung des Personals, Anwendung technischer Hilfsmittel (z. B. Scanner) |
| Unzureichende Buchführung | Sicherstellung einer zeitnahen und korrekten Buchung sämtlicher Zu- und Abgänge, ggf. Software-Setup und/oder Organisation überdenken |
| Schwund oder Verderb | Bestand bei Warenentsorgungen künftig sofort korrigieren |
| Zählfehler | Zählung bei starken Auffälligkeiten wiederholen |
Die Inventur ist nun abgeschlossen. Im Optimalfall erfolgt eine Nachbesprechung mit allen Beteiligten, aus der (sofern notwendig) Verbesserungsmaßnahmen für das Folgejahr abgeleitet werden können.
Fazit: Aufwand durch gute Organisation stark reduzierbar
Die Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben und genau geregelt. Sie bietet jedoch auch Potenzial, organisatorische Schwierigkeiten im eigenen Betrieb zu identifizieren und abzustellen. Mit einer zielgerichteten Planung und Organisation unter der Nutzung des gesetzlichen Ausgestaltungsrahmens lässt sich der Aufwand außerdem deutlich reduzieren.
Der Beitrag Inventur: Mit diesem Wissen optimierst du die Bestandsaufnahme erschien zuerst auf weclapp Blog.