Ein Fahrtenbuch führen – so machst du es richtig! [+kostenlose Vorlage]

Zugegeben: Ein Fahrtenbuch zu führen ist bürokratischer Mehraufwand im ohnehin stressigen Unternehmerleben. Also schon wieder eine lästige Formalie für die Steuer, die dir die Zeit für das Kerngeschäft nimmt? Im Prinzip stimmt das. Aber letztlich macht sich das Führen eines Fahrtenbuchs bezahlt. Du kannst damit vor allem Steuern sparen. Wenn du viel mit dem Auto unterwegs bist, solltest du dich über die Grundlagen des Fahrtenbuchs informieren. Das Wichtigste zum Fahrtenbuch führen liest du hier.

Inhaltsverzeichnis

1. Ein Fahrtenbuch führen – wozu?

Jede Fahrt mit einem Pkw verursacht Kosten – betriebliche Aufwendungen, die beim Finanzamt geltend gemacht werden können. Aber fast jedes Fahrzeug wird selbstverständlich auch für Privatfahrten genutzt. Mit den Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch wird gegenüber dem Finanzamt belegt, wie viele private bzw. dienstliche Fahrten unternommen wurden. Wenn die Fahrten nicht mit dieser Methode belegt werden, wird das Verhältnis zwischen privaten und dienstlichen Fahrten pauschaliert festgestellt – und dies meist zu Ungunsten des Unternehmers.

1.1. Das Fahrtenbuch hilft Steuern zu sparen

Das Führen eines Fahrtenbuchs hat steuerliche Vorteile. Denn wer ein Fahrzeug als Dienstwagen und Privatwagen benutzt, kann mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch seine dienstlich veranlassten und privat motivierten Fahrten nachweisen. Das muss vom Finanzamt akzeptiert werden, wenn das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird und keine Widersprüche enthält. In der Regel lohnt es sich deshalb, ein bisschen Zeit in die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs zu investieren.

1.2. Private Nutzung und Gewinn

Wer als Unternehmer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, erhöht dadurch seinen Gewinn. Denn umgekehrt hat die Anschaffung des Pkw den Gewinn zunächst gemindert. Dazu kommt, dass die Privatanteile an der Pkw-Nutzung auch die Umsatzsteuer erhöhen – wenn der Unternehmer zuvor die Vorsteuer aus den Aufwendungen für das Fahrzeug abgezogen hat. Um die privaten Anteile an der Nutzung des Kfz festzustellen, gibt es zwei Methoden:

• die sogenannte Ein-Prozent-Regelung und
• die Ermittlung der tatsächlichen Privatanteile durch ein Fahrtenbuch.

2. Vor- und Nachteile der Ein-Prozent-Regelung

Jeder, der ein Auto betrieblich nutzt, steht vor dieser Frage: Die Ein-Prozent-Regelung nutzen oder ein Fahrtenbuch führen? Die Ein-Prozent-Regelung geht vom Listenpreis des Pkw aus. Jeden Monat wird ein Prozent dieses Werts als geldwerter Vorteil für Privatfahrten herangezogen. Wenn du es lieber bequem magst, kannst du natürlich diese Regelung nutzen. Denn dann entfällt für dich das tägliche Führen eines Fahrtenbuchs. Bei Kleinwagen und älteren Fahrzeugen kann diese Regelung oft sogar günstiger sein. Der Nachteil ist jedoch klar: Du kannst die tatsächlichen Anteile nicht zu deinen Gunsten geltend machen. Dies ist nur mit einem Fahrtenbuch möglich, in dem alle Fahrten täglich eingetragen werden.

• Tipp: Mit einer guten Finanzsoftware kannst du schnell ausrechnen, welche Regelung für dich am besten ist.

Übrigens ist die Ein-Prozent-Regelung nur für Kfz des Betriebsvermögens anwendbar. Diese werden zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt.

2.1. Kein Wechsel im laufenden Kalenderjahr

Die Entscheidung für ein Fahrtenbuch oder die Inanspruchnahme der Ein-Prozent-Regelung bindet dich für ein Jahr – wenn nicht ein neues Fahrzeug angeschafft wird. Denn es gilt:

• Während des laufenden Kalenderjahres ist ein Wechsel von der Fahrtenbuch-Methode zur Ein-Prozent-Regelung (und umgekehrt) nicht möglich.
• Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen.

3. Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Welche Angaben müssen unbedingt in einem Fahrtenbuch festgehalten werden? Der Gesetzgeber (bzw. das Bundesfinanzministerium) hat die hierfür gültige Regelung in der Lohnsteuerrichtlinie LStR 2015 R 8.1 versteckt – dort in Absatz 9 Nr. 2. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss für jede Fahrt folgende Angaben enthalten:

• Dienstfahrten:
  • Zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit jeweils das Datum und den Kilometerstand,
  • Das Reiseziel (wenn Umwege benutzt werden, muss auch die Route bezeichnet werden), sowie
  • Den Reisezweck – zum Beispiel den Namen des Geschäftspartners oder Kunden.

• Privatfahrten:
  • Zum Beginn und Ende der Fahrt muss jeweils der Kilometerstand angegeben werden.

• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:
  • Ein kurzer Vermerk genügt.
  • Beispiel: „W – A” („Wohnung – Arbeitsstätte”)

3.1. Repräsentative Zeiträume reichen nicht aus

In der Richtlinie LStR 2015 R 8.1 wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch bei ständiger Wiederholung derselben Fahrten innerhalb eines Jahres die Angaben im Fahrtenbuch nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden dürfen. Ein solches vereinfachtes Vorgehen reicht nicht aus. Das heißt: Auch wer täglich dieselbe Strecke fährt, muss diese für jeden Tag des Jahres belegen.

3.2. Grundsätze des Bundesfinanzhofs

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich schon oft mit Streitigkeiten zwischen Unternehmern und Finanzämtern befasst, die das Führen eines Fahrtenbuchs betrafen. Dabei haben sich einige Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch herausgestellt, die jeder Unternehmer beachten sollte:

• Das schriftlich geführte Fahrtenbuch muss in gebundener bzw. geschlossener Form vorliegen (Urteil vom 16.3.2006, Az. VI R 87/04).
• Unübersichtlichkeit und Lückenhaftigkeit gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen (Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/0).
• Das Fahrtenbuch muss täglich geführt werden. Es reicht nicht aus, wenn zum Ende des Monats alle Tage rückwirkend eingetragen werden (Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05).

3.3. Auf den Punkt gebracht: Darauf kommt es an

Die gesetzliche Regelung, die Rechtsprechung und die Praxis der Finanzämter sind oft kompliziert und nicht immer einheitlich. Letztlich sind die Grundsätze für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs jedoch recht einfach. Wenn du beim Führen des Fahrtenbuchs diese drei Punkte beachtest, kannst du nichts falsch machen:

Alle Eintragungen in einem Fahrtenbuch müssen

• Zeitnah und
• Chronologisch erfolgen sowie
• aus sich selbst heraus verständlich sein.

4. Fahrtenbuch führen – zwei Möglichkeiten

Wenn du ein Fahrtenbuch zu führen hast, kannst du zwischen zwei Alternativen wählen:

• Du kannst das klassische Fahrtenbuch aus Papier wählen oder
• dich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden.

4.1. Der Klassiker: das Fahrtenbuch in Papierform

Für das altbewährte Fahrtenbuch gibt es im Bürobedarfshandel preiswerte Artikel in Heftform. Hier sind die Tabellen bereits vorgedruckt. Wer in Sachen Steuer auf Nummer sicher gehen will, trägt hier alle Fahrten täglich ein – in der Regel handschriftlich. Das mag im digitalen Zeitalter etwas antiquiert wirken. Ein Fahrtenbuch aus Papier hindert jedoch niemanden daran, für die eigene Statistik Excel-Vorlagen zu verwenden. Auch Belege sollten dem Fahrtenbuch beigefügt werden – beispielsweise Rechnungen einer Werkstatt, aus denen sich der jeweilige Kilometerstand ablesen lässt.

4.2. Vollautomatisch: das elektronische Fahrtenbuch

Der Einbau eines elektronischen Fahrtenbuchs ins Fahrzeug ist ebenfalls möglich. Der Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten mit einem elektronischen Fahrtenbuch wird vom Finanzamt allerdings nur unter strengen Voraussetzungen anerkannt. Vor allem ist hier wichtig, dass das elektronische Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen von vornherein technisch ausschließt. Vor dem Kauf sollte man deshalb sichergehen, dass das Fahrtenbuch den Hinweis „entspricht den Anforderungen von § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG” enthält. Eine schriftliche Bestätigung des Herstellers, dass eine Änderung der Daten ohne Kenntlichmachung nicht möglich ist, ist eine gute Garantie.

4.3. Fahrtenbuch führen mit Excel?

Um Fahrten zu Geschäftspartnern und Kunden korrekt zu vermerken, ist Excel ein praktisches Programm. Allerdings akzeptieren die Finanzämter keine Excel-Dateien als Fahrtenbücher. Denn diese sind leicht veränderbar. Das bedeutet natürlich nicht, dass man ganz auf die Hilfe dieses praktischen Tabellenkalkulationsprogramms verzichten muss. Insbesondere für private Statistiken ist Excel ein bewährtes Tool. Viele Selbstständige tragen ihre Fahrten deshalb zunächst in eine Excel-Tabelle ein – zum Beispiel während der Zwischenstopps auf einer Fahrt. Dafür eignen sich Notebook oder Smartphone. Am Ende des Tages werden die Daten in ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch übertragen und unterschrieben.

5. Beim Fahrtenbuch zählt Genauigkeit

Der oberste Grundsatz beim Führen eines Fahrtenbuchs ist Genauigkeit. Jede einzelne Fahrt muss nachvollziehbar sein. Wenn du an einem Tag eine Rundfahrt zu verschiedenen Kunden oder Geschäftspartnern unternimmst, muss jede Einzelfahrt als solche dokumentiert werden.

5.1. So geht es nicht

Im Folgenden siehst du ein Beispiel dafür, wie man es nicht machen sollte. Wer als Steuerpflichtiger seine Rundfahrten auf diese Weise notiert, kann sicher sein, vom Finanzamt pauschal besteuert zu werden, weil die Art und Weise der Eintragung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht:

5.2. So machst du es richtig

Auch wenn es im Einzelfall sehr umständlich werden kann, lohnt sich die akribische Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt – dazu gehören übrigens auch die Zwischenstopps an Tankstellen. Die oben aufgezeigte Eintragung muss korrekt so aussehen:

5.3. Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen

Wenn du einer der folgenden Berufsgruppen angehörst, bestehen geringere formale Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht:

• Monteure und Handelsvertreter im Sinne von § 84 HGB
• Taxifahrer
• Mietwagenunternehmer
• Fahrschullehrer

Bei diesen Berufsgruppen wäre eine akribische Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt unverhältnismäßig. Bei Taxifahrern reicht es beispielsweise aus, bei Beginn und Abschluss der Fahrten im Pflichtgebiet den Kilometerstand einzutragen. Hier besteht die Regelung, dass ein Hinweis auf eine Fahrt im Pflichtgebiet ausreicht. Entsprechendes gilt für Fahrlehrer: Der Hinweis auf eine „Lehrfahrt” genügt den gesetzlichen Anforderungen.

6. Keine Widersprüche: das plausible Fahrtenbuch

Dass die Eintragungen im Fahrtenbuch mit den Belegen inhaltlich übereinstimmen müssen, dürfte klar sein. Findet sich im Fahrtenbuch beispielsweise eine Fahrt von Frankfurt nach Berlin und die Quittung einer Hamburger Tankstelle vom selben Tag, ist dies ein klarer Widerspruch. In diesem Fall droht dir nicht nur die pauschale Anwendung der Ein-Prozent-Regelung, sondern auch ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung. Deshalb ist es besonders wichtig, folgende Tipps zu beachten:

• Überprüfe das Fahrtenbuch täglich auf Plausibilität! Vergleiche vor allem die Übereinstimmung zwischen Fahrten-Einträgen und Belegen!
• Vergleiche vor der Zahlung einer Werkstattrechnung den dort angegebenen mit dem tatsächlichen Kilometerstand!
• Wenn die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tankstellen erheblich unter der normalen Reichweite deines Fahrzeugs liegt, kann dies auf eine falsche Eintragung hindeuten.
• Tankbelege mit einem Datum, an dem das Kfz laut Fahrtenbuch nicht bewegt wurde, sind ebenfalls verdächtig.
• Auch Fahrtunterbrechungen zum Tanken müssen im Fahrtenbuch dokumentiert werden.
• Quittungen aus der Buchhaltung (zum Beispiel Einkäufe für Büromaterial) müssen mit den Eintragungen im Fahrtenbuch übereinstimmen.

7. Deutschland, Österreich, Schweiz: die Unterschiede

In den deutschsprachigen Ländern sind die Regelungen zum Fahrtenbuch durchaus vergleichbar. Auch wenn du in Österreich oder in der Schweiz lebst, sind vor allem die Grundsätze der zeitnahen, chronologischen und genauen Eintragung verbindlich. Im Einzelnen gibt es jedoch unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an die Pflichtangaben des Fahrtenbuchs. Hier ein Überblick:

8. Praktisch und günstig: Software für das Fahrtenbuch

Mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch gibt es beim Finanzamt keine Probleme. Beim Führen des Fahrtenbuchs hilft dir intelligente Software. Praktisch sind vor allem kostenlose Excel-Vorlagen. Aber auch leistungsfähige Finanzsoftware integriert Fahrtenbücher. Somit hast du immer einen aktuellen Überblick und vermeidest Fehler, die kostspielig werden können.

Hier kannst du dir unsere kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage herunterladen, viel Erfolg und gute Fahrt

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