Kassenbuch führen – so machst du es richtig! [+kostenlose Vorlage]

Warum muss ein Unternehmen ein Kassenbuch führen? Ganz einfach: Ein Kassenbuch ist dazu da, ein genaues Abbild dessen zu geben, was sich in der Kasse eines Unternehmens befindet. Das Kassenbuch erfasst die Bar-Geschäfte. Der Saldo, der sich aus dem Kassenbuch ergibt, ist für die Buchführung und Buchhaltung wichtig – und insofern auch für das Finanzamt und den Steuerberater. Aber nicht jedes Unternehmen ist zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer muss ein Kassenbuch führen?

„Die Buchhaltung raubt mir schon genug Zeit – muss ich jetzt auch noch ein Kassenbuch führen?” Das fragen sich viele Unternehmer, die gerade mit der Selbstständigkeit begonnen haben – und sich eigentlich ihrem Kerngeschäft widmen wollen: dem Generieren von Umsätzen. In diesem Punkt kann für die meisten kleineren Unternehmer eine Entwarnung erfolgen: Denn grundsätzlich muss nur derjenige Unternehmer, der zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet ist, ein Kassenbuch führen.

• Alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen ein Kassenbuch führen.
• Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss nur dann ein Kassenbuch führen, wenn sein Unternehmen nach Umfang und Art einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb des Geschäfts erfordert.
• Wer gegenüber dem Finanzamt nur zur Aufstellung einer Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet ist, muss kein Kassenbuch führen.

Vor allem im Einzelhandel ist das Führen eines Kassenbuches jedoch ratsam. Denn viele kleine und mittlere Unternehmen, die sich ihre Leistungen meist mit Bargeld bezahlen lassen, haben vom Führen eines Kassenbuches viele Vorteile. Es schafft vor allem Übersicht.

2. Ein einfacher Grundsatz für die Kassenbuchführung

Wenn du dich als Unternehmer das erste Mal mit einem Kassenbuch auseinandersetzen musst, mag die Vielzahl von Regelungen, die es hier zu beachten gilt, erschrecken. Doch letztlich ist nichts so kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Man muss kein Steuerberater sein, um die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zu verstehen. Denn jede noch so detaillierte Regelung zum Kassenbuch macht im Endeffekt Sinn. Orientiere dich ganz einfach am Gesetz, genauer gesagt an § 145 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO):

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.”

Einfach gesagt: Jede Aufzeichnung in einem Kassenbuch (Einnahme, Ausgabe, Artikel, Steuersatz usw.) muss nachvollziehbar und klar verständlich sein. Noch einfacher formuliert: Es dürfen keine Fragen offenbleiben.

3. Begriffe im Umfeld des Kassenbuches

Kassenbuch oder Kasse, Barkasse oder Registrierkasse – diese Begriffe werden oft als Bezeichnung für ein und dasselbe Phänomen benutzt. Das ist aber nicht ganz richtig. Deshalb hier zur Übersicht genaue Erklärungen für die einzelnen Begriffe:

4. So wird ein Kassenbuch richtig geführt

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Punkte für das Führen eines Kassenbuches aufgelistet.

5. Gesetzliche Grundlagen zum Kassenbuch

Alle Unternehmen, die ein Kassenbuch führen, haben bestimmte Vorschriften zu beachten, die sich vor allem in der Abgabenordnung (AO) finden, aber auch im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Sie beziehen sich nicht immer direkt auf ein Kassenbuch, sondern auf geschäftliche Unterlagen, zu denen aber auch ein Kassenbuch gehört. Die wichtigsten Vorschriften sind:

• § 146 Abs. 2 AO: Tägliche Aufzeichnung
• § 147 AO: Aufbewahrungspflichten in Bezug auf geschäftliche Unterlagen
• § 247 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 HGB: 10-jährige Aufbewahrungspflicht für ein Kassenbuch
• § 14b UStG: Aufbewahrungspflicht für Rechnungen
• § 22 UStG: Aufzeichnungspflichten in Bezug auf die Umsatzsteuer

Tipp: Wenn du Lust hast, nimm dir einfach mal ein bisschen Zeit und blättere im Gesetz. Die meisten Vorschriften sind relativ klar formuliert – und auch für Laien verständlich.

6. Als Unternehmer bist du verantwortlich

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Kassenbuchführung hat viele Vorteile und liegt in deinem eigenen Interesse. Wenn beispielsweise das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Fragen stellt, kannst du diese bei einer guten Buchführung stets beantworten. Denn ein Kassenbuch, das gut geführt ist, verschafft dir einen guten Überblick über alle relevanten Informationen. Dazu gehört aber auch, dass du an die Software für die Kassenbuchführung hohe Anforderungen stellst.

6.1 … auch für deine Software

Finanzsoftware muss zuverlässig arbeiten und dir jederzeit alle Informationen bereithalten. Kleine Fehler führen hier oft schon zu großen Problemen. Stellt das Finanzamt Unregelmäßigkeiten beim Führen des Kassenbuches fest, ist es schwer, die eigene Verantwortlichkeit für die Buchführung wegen fehlerhafter Programmierung auszuschließen. Informiere dich deshalb vor dem Download über die Eigenschaften und Besonderheiten der Software – beispielsweise auch über den Datenschutz.

6.2 Fehlerhafte Kassenbuchführung – was droht?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, soll in erster Linie die Steuereinnahmen des Staates sichern. Denn einerseits wird von allen Unternehmen verlangt, für die Grundlagen der Besteuerung selber tätig zu werden – nämlich durch eine ordnungsgemäße Buchführung und Buchhaltung. Andererseits muss diese auch immer überprüfbar, sprich: zur Vorlage beim Finanzamt geeignet sein. Aus genau diesem Grund muss zum Beispiel auch jede einzelne Rechnung über lange Zeit aufbewahrt werden. Um dieses Ziel abzusichern, gibt es verschiedene Sanktionen, die gesetzlich geregelt sind:

• Gewerberechtliche Sanktionen bis zum Entzug der Gewerbeerlaubnis
• Ordnungswidrigkeiten: Leichtfertige Steuerverkürzung, § 378 AO (Geldbußen)
• Straftaten: Steuerhinterziehung, § 370 AO (Geldstrafen oder Freiheitsstrafen)

7. Wie viel Bargeld ist in der Registrierkasse?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Mit einem Kassenzählprotokoll lässt sich der Bestand an Bargeld in der Kasse dokumentieren und mit dem Kassenbuch vergleichen. Den Ausdruck „Kassenzählprotokoll” kannst du gern wörtlich nehmen: Du protokollierst einfach deine eigene Zählung. Hier wird der Inhalt der Kasse nach dem Wert der einzelnen Scheine und Münzen aufgelistet. Wichtig ist, dass die Differenz zwischen den Aufzeichnungen im Kassenbuch (Endbestand Soll) und dem Kassenzählprotokoll (Endbestand Ist) genau null ist. Ein negativer Bestand einer Registrierkasse (weniger als null) ist nicht möglich. Keine Kasse kann leerer sein als leer.

8. Buchführung mit Kassenbuch und Kassenzählprotokoll – Beispiele

Grau ist alle Theorie. Deshalb zeigen wir dir hier zwei Beispiele aus der Praxis – einmal für ein Kassenbuch, einmal für ein Kassenzählprotokoll. Aus den Vorlagen wird sehr schnell deutlich, worum es bei beiden Dokumenten geht.

8.1 Beispiel für ein Kassenbuch

Im Folgenden siehst du einen beispielhaften Auszug aus dem Kassenbuch eines kleinen Einzelhandelsgeschäfts für Computer und Computerzubehör. Für jeden Geschäftsvorfall (in diesem Fall sind es nur drei) erfolgt ein Buchungstext, versehen mit laufender Nummer und Datum, Höhe der Einnahme oder Ausgabe, Umsatzsteuer-Angaben sowie eine laufende Berechnung des Kassenbestands. Am Ende des Tages wird das Kassenbuch mit dem Kassenzählprotokoll verglichen. Das Kassenzählprotokoll dokumentiert den tatsächlichen Bargeld-Bestand in der Kasse.

Tipp: Es lohnt sich, jeden Tag einen Auszug aus dem Kassenbuch auszudrucken und diesen Auszug aufzubewahren. Gleiches gilt für das Kassenzählprotokoll.

8.2 Beispiel für ein Kassenzählprotokoll

Der Aufbau eines Kassenzählprotokolls ist denkbar einfach. Hier wird schlicht die Anzahl der einzelnen Münzen und Scheine in einer Liste aufgeführt. Die einzelnen Beträge werden schließlich addiert.

9. Software für das Kassenbuch

Mit leistungsfähiger Software lässt sich auch ein Kassenbuch effektiv und zeitsparend führen. Finanzsoftware erspart viel Rechenarbeit. Du behältst als Unternehmer stets den Überblick über den Kassenbestand. Dabei kann man drei verschiedene Arten von Software unterscheiden:

• Vorlagen für Excel
  • Vorteile: schneller Download, einfache Handhabung
• Online-Tools (oft Cloud-basiert)
  • Vorteile: keine Installation erforderlich, Zugriff von allen Geräten
• Komplette Finanzsoftware zur Installation auf dem eigenen Rechner
  • Vorteil: oft sehr leistungsfähige Software

Für ein kleines Unternehmen reicht am Anfang eine Excel Vorlage für ein Kassenbuch aus. Wichtig ist hierbei, täglich einen Auszug auszudrucken und zu unterschreiben.

9.1 Kassenbuch führen mit Excel Vorlage

Der Vorteil einer Excel Vorlage für ein Kassenbuch liegt auf der Hand: Sie erspart dir mühsame Rechenarbeit beim Führen des Kassenbuches, denn Einnahmen und Ausgaben werden selbstverständlich addiert bzw. subtrahiert. Du behältst jederzeit einen guten Überblick über die Kasse. Und schließlich musst du dir für das korrekte Führen eines Kassenbuches keine neue Software anschaffen. Denn Excel dürfte auf keinem guten Rechner fehlen. Zudem verfügt diese Software zur Tabellenkalkulation über alle Anforderungen, die für eine Kassenbuchführung nötig sind. Damit ein Kassenbuch mit einer Excel Vorlage korrekt geführt werden kann, müssen darin zumindest folgende Einträge vorhanden sein:

• Anfangsbestand
• Einnahmen
• Ausgaben
• Aktueller Kassenbestand
• Für jede einzelne Einnahme oder Ausgabe:
  • Nummer (fortlaufend)
  • Datum
  • Beleg
  • Betrag
  • Enthaltene Umsatzsteuer und Steuersatz

Das Kassenbuch muss in der Lage sein, zu jedem Geschäftsvorfall eine ausreichende Dokumentation erstellen zu können. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann eine Excel Vorlage auch weitere, zum Teil nur für den internen Gebrauch nötige Informationsfelder enthalten. Diese können vor allem statistischen Zwecken dienen.

9.2 Steuerberater oder Finanzsoftware?

Unternehmer, die am Anfang ihrer Selbstständigkeit stehen, fragen sich oft, ob sie ihre gesamte Buchhaltung dem Steuerberater überlassen wollen – oder mithilfe von Finanzsoftware die Buchführung selbst übernehmen. Doch die Frage ist eigentlich falsch gestellt, denn es handelt sich in Wirklichkeit nicht um einen Widerspruch. Gute Finanzsoftware und die Hilfe durch einen Steuerberater schließen sich nicht aus – im Gegenteil. Wenn du selbst täglich einen guten Überblick über deine Buchhaltung hast, kannst du dich mit deinem Steuerberater stets auf Augenhöhe unterhalten.

Letztlich ist die Buchführung – dazu gehört auch das Führen eines Kassenbuches – kein Buch mit sieben Siegeln, das nur für Eingeweihte verständlich ist. Eine ordentliche Buchhaltung spart Zeit – wenn du zum Beispiel eine ganz bestimmte Rechnung möglichst schnell finden musst. Wirklich gute Software ist selbsterklärend. Sie zeigt dir – quasi nebenbei – wie man ein gutes Kassenbuch führt.

Hier kannst du dir unsere kostenlose Kassenbuch Vorlage downloaden, viel Erfolg!

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