Wann ist eine Proformarechnung nötig?

Eine Proformarechnung ist im Prinzip nichts anderes als eine Rechnung. Der einzige Unterschied: Es fehlt eine Aufforderung zur Zahlung. Die Proformarechnung ist insofern ein Beleg der Form wegen. Insbesondere für Exporte in Länder außerhalb der EU, wenn die Ware unentgeltlich an den Empfänger gesendet wird, sind Proformarechnungen wichtig. In diesem Fall hat die Proformarechnung viel mit einer Handelsrechnung gemeinsam. Auch in der Buchhaltung gibt es bei der Proformarechnung einiges zu beachten. Hier kannst du die wichtigsten Einzelheiten dazu nachlesen.

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Wann erstellt man Proformarechnungen?

Rechnungen pro forma kommen in verschiedenen Situationen in Betracht. Typische Anwendungsfälle für eine Proformarechnung sind zum Beispiel

• kostenlose Mustersendungen,
• eine Grundlage für Zahlungen, wenn auf Vorkasse geleistet wird,
• Waren, die nur vorübergehend im Ausland verwendet werden sollen (Zolldokument Carnet A.T.A.),
• die Lieferung von Ersatzteilen,
• Garantie- bzw. Kulanzfälle (Warenaustausch),
• Spenden und Geschenke

Wozu sind Proformarechnungen nötig?

Im praktisch wichtigsten Fall kommt die Proformarechnung bei Handelsgeschäften mit Ländern zur Anwendung, die sich außerhalb der EU befinden. In diesem Fall unterliegst du auch dann einer Deklarationspflicht für den Export, wenn du beispielsweise innerhalb der Garantiezeit Ersatzteile für eine bereits bezahlte Ware lieferst. Die Proformarechnung soll hier in erster Linie den Handelswert einer Ware deklarieren, obwohl die Rechnung keine Zahlungsaufforderung enthält.

Handelsrechnungen und Proformarechnungen

Für jeden Export in ein Land außerhalb der EU gilt, dass eine Handelsrechnung vorliegen muss. Wenn die versendete Ware für das konkrete Geschäft keinen Handelswert hat, muss zumindest eine Proformarechnung ausgestellt werden. Hier liegt auch der entscheidende Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Proformarechnung:

• Für Waren, die einen Handelswert haben, werden Handelsrechnungen erstellt.
• Für Waren, die keinen Handelswert haben, werden Proformarechnungen erstellt.

Die Angaben

Grundsätzlich müssen auch bei Proformarechnungen dieselben Angaben wie bei Handelsrechnungen für den Außenhandel gemacht werden:

• Versender: Name und Anschrift
• Empfänger: Name und Anschrift (Telefon, Fax, Kontaktperson)
• evtl. Lieferanschrift, wenn diese von der Anschrift der Rechnung abweicht
• Rechnungsnummer, Ort, Datum
• Vermerk: Rechnung (hier: Proformarechnung)
• Frankatur
• Umsatzsteueridentifikationsnummer, EORI-Nummer
• Brutto- und Nettogewicht, Herkunftsland, Nummer des Pakets
• Ursprungserklärung, wenn das Land des Ursprungs der Ware in der EU ist
• Unterschrift, Stempel

Mustersendungen

Bei der Versendung von Mustern ist insbesondere darauf zu achten, einen realistischen Warenwert anzugeben. Welche Waren kommen überhaupt als Muster in Betracht? In erster Linie ist dies Ware, die erkennbar nur zum Gebrauch als Probe bereitgestellt wird und auch nur für diesen Zweck geeignet ist. Ist eine Kennzeichnung als Muster oder Probe unzumutbar, können Waren in einer Menge bis zu fünf Einheiten, die zusammen keinen höheren Warenwert als 50 Euro haben, als Muster anerkannt werden. Näheres hierzu kannst du in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachlesen (Dienstvorschrift Z 0816 Abs. 2 der deutschen Zollverwaltung).

Oft problematisch: der Warenwert

Bei einer Proformarechnung für den Export muss eine Wertangabe zur Sendung erfolgen. Wenn du keine realistischen Vorstellungen über den Warenwert einer Sendung hast, solltest du es möglichst vermeiden, den Wert so weit herabzustufen, dass bestimmte Wertgrenzen nicht überschritten werden. Ein Warenwert, der nicht der Wirklichkeit entspricht, fällt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auf. Entscheide dich in diesem Fall lieber für eine der folgenden Optionen:

• Melde den korrekten Warenwert zu einem späteren Zeitpunkt nach oder
• gib eine sogenannte unvollständige Zollanmeldung mit einem Hinweis auf den Zollwert ab.

Proformarechnungen richtig bezeichnen

Um von vornherein jedes Risiko auszuschließen, sollte man die Bezeichnung Proformarechnung bei einem Export in ein Nicht-EU-Land immer in der Sprache des Empfängerlandes angeben – zumindest jedoch auf Englisch. Hier einige Übersetzungen:

Zwei wichtige Punkte

Bei Exporten gibt es insbesondere zwei wichtige Punkte zu beachten:

• Für jede Sendung solltest du eine Proformarechnung (Handelsrechnung) als Original erstellen und vier Kopien anfertigen.
• Diese sind deutlich sichtbar am Paket anzubringen.

Damit stellst du sicher, dass die Einfuhrzollabfertigung ohne Probleme und Verzögerungen erfolgt.

Die wichtigsten Übersetzungen auf Englisch

In einer Proformarechnung für den Export sind die Angaben zumeist auf Deutsch und auf Englisch betitelt. Die wichtigsten Übersetzungen auf Englisch lauten:

Proformarechnung online ausfüllen

Eine praktische Möglichkeit für das Ausfüllen einer Proformarechnung (oder auch einer Handelsrechnung) von Deutschland ins Ausland (außerhalb der EU) findet sich auf den Internetseiten verschiedener Transportdienstleister. Wähle hier einfach die Option Proformarechnung und fülle die Felder aus. Du erhältst nach dem korrekten Ausfüllen deine Proformarechnung als E-Mail oder als direkten Download. Dieser Service ist übrigens in der Regel kostenlos.

Die Proformarechnung als Auftragsbestätigung

In vielen Fällen erfüllt eine Proformarechnung rechtlich gesehen den Zweck einer Auftragsbestätigung. Gleichzeitig werden mit dieser Art der Auftragsbestätigung dem Kunden wichtige Geschäfts-, Adress- und Kontodaten übersandt. Besonders wichtig ist eine solche Proformarechnung, wenn der Kunde diese zur Beantragung eines Akkreditivs benötigt, das von der Bank als Grundlage für eine Zahlung gefordert wird.

Die Proformarechnung als Angebot

In vielen Ländern ist es üblich, dass Unternehmer eine Proformarechnung verlangen, um sich über ein Angebot umfassend zu informieren. Auch einige Firmen in Deutschland sehen dies gern. Der steuerliche Vorteil liegt darin, dass der in einer Proformarechnung enthaltene Steueranteil nicht vorab zu zahlen ist. Wenn ein Kunde die verabredete Vorkasse nicht bezahlt, ist es nicht notwendig, eine Gutschrift zu erstellen oder eine Rechnung zu stornieren.

Proformarechnungen in der Finanzbuchhaltung

Rechnungen proforma haben auch in der Buchhaltung eine besondere Bedeutung. Hier dient eine Proformarechnung als Beleg für eine Rechnung, die nicht periodengerecht zugestellt oder fakturiert wurde. Wenn eine solche Rechnung nicht zum Jahresabschluss vorliegt, wird der Form wegen eine Buchung vorgenommen, die die entsprechende Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung belastet. In der folgenden Periode erfolgt eine Buchungsstornierung. Der originale Beleg wird eingebucht – im Endeffekt ist das Ergebnis neutral. Der Vorteil einer Proformarechnung für die Buchhaltung ist klar: Sie fällt nicht als offener Posten im System auf. So wird der Kunde auch nicht aus Versehen gemahnt, wenn er die Ware nicht bezahlt (was er ja auch nicht soll). Eine Proformarechnung bewirkt weder beim Aussteller noch beim Empfänger eine Buchung.

Vermeide einen doppelten Ausweis der Umsatzsteuer!

Zwar darfst du als Unternehmer unter den Voraussetzungen des § 15 UStG bereits dann einen Vorsteuerabzug geltend machen, wenn du eine Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG bekommen hast und die Zahlung noch nicht erfolgt ist (es sei denn, du versteuerst deinen Gewinn nach dem Zufluss- und Abflussprinzip). Aber eine Proformarechnung ist eben keine Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, weil sie (noch) nicht zur Zahlung auffordert. Oft erhalten Kunden als Vorausrechnung (zum Beispiel zur Finanzierung eines bestimmten Geschäfts) Proformarechnungen, die manchmal auch als Auftragsbestätigung dienen. Ein Konflikt mit dem Finanzamt ist insbesondere dann vorprogrammiert, wenn von der Originalrechnung ein Duplikat erstellt wird und diese mit der Bezeichnung Proformarechnung versehen wird.

Der BFH zum unrichtigen Steuerausweis

In diesem Zusammenhang (doppelter Ausweis der Umsatzsteuer) hat der Bundesfinanzhof (Az. V R 44/09) entschieden, dass Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer schulden, wenn aus einer Rechnung nicht eindeutig herauszulesen ist, dass die Vorausrechnung eine Leistung betrifft, die noch nicht erbracht wurde. In einem solchen Fall gilt § 14c Abs. 1 Satz 1 UStG: Wenn ein Unternehmer einen unrichtigen Steuerbetrag ausweist, schuldet er diesen dem Finanzamt. Um einen doppelten Ausweis der Umsatzsteuer zu vermeiden, sollte deshalb auf allen Proformarechnungen folgender Hinweis nicht fehlen:

• Diese Proformarechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Die Gefahren

Wenn du bei der Ausstellung einer Proformarechnung Fehler machst, kann dies zu bußgeld- oder strafrechtlichen Konsequenzen führen. Falsche Angaben in einer Zollwertanmeldung können den Tatbestand einer Steuerhinterziehung verwirklichen und entsprechend bestraft werden. Außerdem können Zoll- oder Haftungsschulden ausgelöst werden, wenn eine Proformarechnung falsch ausgestellt wird. Ganz wichtig ist also, eine Proformarechnung auch als eine solche deutlich zu bezeichnen.

Fazit

Eine Proformarechnung ist mehr als eine bloße Formalie. Es gibt hier vieles zu beachten. Dazu zählen Zollbestimmungen genauso wie umsatzsteuerrechtliche Aspekte. Mit einer leistungsfähigen Finanzsoftware für die Buchhaltung können kostspielige Fehler vermieden werden – eben auch bei Rechnungen, die nicht zu einer Zahlung auffordern.

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