Doppelte Buchführung – einfach erklärt mit Beispielen

Wenn du eine Firma besitzt, weißt du sicher, dass du auch Bücher führen musst, um deinen Gewinn zu ermitteln. Aber muss es deswegen gleich doppelt sein? Ganz ruhig, eine Buchhaltung reicht natürlich vollkommen aus. Der Begriff doppelte Buchführung bezeichnet die kaufmännische Buchhaltung, die eingetragenen Kaufleuten durch § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) vorgeschrieben ist. Sie bildet das Kernstück im betrieblichen Rechnungswesen und macht Controlling oder Planung erst möglich. Was du darunter genau zu verstehen hast, zeigen wir dir in diesem Artikel.

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Wieso eigentlich „doppelte“ Buchführung?

Der Begriff Buchführung stammt noch aus der Zeit, als für die Aufzeichnung der betrieblichen Geschäftsvorfälle tatsächlich gebundene Bücher verwendet wurden.

In der Übertragungsbuchführung wurden die Geschäftsvorfälle zunächst in chronologischer Reihenfolge im Grundbuch oder Journal eingetragen, wo zu jedem Vorfall diese Spalten erfasst wurden:

• Buchungsdatum
• Buchungsnummer
• Buchungstext
• Betrag
• Sollkonto
• Habenkonto
• Belegdatum
• Belegnummer

Anschließend wurden die Buchungen im Hauptbuch in die entsprechenden Spalten der angesprochenen Sachkonten übertragen. Am Ende jeder Seite rechnete der Buchhalter die Einträge der einzelnen Spalten zusammen und übertrug diese Zwischensumme auf die nächste Seite. Auch der Gewinn wurde in einer der Spalten ermittelt.

 

 

Und wie ging es weiter?

Eine Weiterentwicklung für das Rechnungswesen stellte die Durchschreibebuchführung dar. Hier wurden die gebundenen Bücher durch lose Blattsammlungen, die Kontenblätter, ersetzt. Nun war es dem Buchhalter möglich, jeden Geschäftsvorfall neben der chronologischen Aufnahme im Journal mittels einer Durchschrift gleichzeitig im Hauptbuch zu verbuchen. Er musste zwar immer noch Journalspalten und alle Kontenblätter manuell addieren, doch Übertragungsfehler vom Grundbuch zum Hauptbuch ließen sich nun ausschließen.

 

Doppelte Buchführung heute

Heutzutage bucht wohl niemand mehr manuell, sondern arbeitet mit einer EDV-gestützten Buchführung. Zahlreiche Buchhaltungsprogramme erleichtern dem Buchhalter seine Arbeit, da sie alle Berechnungen automatisch durchführen. Der Buchhalter gibt nur noch die nötigen Angaben für jeden Buchungssatz ein und wählt die Auswertungen aus, die ihm das Programm auswerfen soll. Für das Rechnungswesen einer Firma bedeutet dies umfangreiche Möglichkeiten, die jederzeit problemlos zur Verfügung stehen. Sofern alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst wurden, kann sogar der Gewinn eines Unternehmens quasi auf Knopfdruck ausgeworfen werden.

 

Für wen gilt die Buchführungspflicht?

Die Pflicht zur doppelten Buchführung ergibt sich aus dem Handelsrecht. Grundsätzlich ist jeder eingetragene Kaufmann gemäß § 238 HGB zur Führung von Büchern verpflichtet, aus denen seine Handelsgeschäfte sowie seine Vermögenslage hervorgehen. Die Geschäftsbücher müssen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung geführt werden.

Im Steuerrecht gibt es jedoch für kleine Unternehmen sowie Freiberufler und besondere Berufsgruppen Ausnahmen von der Buchführungspflicht. Sie brauchen daher keine doppelte Buchführung zu erstellen.

Zu den Freiberuflern gehören beispielsweise

• Ärzte
• Künstler oder
• Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Architekten
• Hebammen

solange sie ihre Tätigkeit nicht im Rahmen einer Kapitalgesellschaft ausführen.

 

 

Als klein im Sinne des Steuerrechts gilt ein Unternehmen, dessen Umsätze eines Kalenderjahres nicht mehr als 600.000 € betragen oder dessen Gewinn nicht über 60.000 € liegt. Werden diese Grenzen nicht überschritten, muss der Gewinn des Unternehmens nicht mittels Vermögensvergleich gemäß § 5 Einkommensteuergesetz (EStG), sondern kann anhand einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gemäß § 4 Absatz 3 EStG ermittelt werden.

 

 

Wer?	Doppelte Buchführung	Einfache Buchführung
Gewerbetreibende	wenn Umsatz >600.000 Euro und Gewinn > 60.000 Euro	wenn Umsatz <600.000 Euro und Gewinn < 60.000 Euro
Freiberufler	Nein	Ja
Gesellschaften	Ja	Nein

 

Hinweis:

Auch wenn du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, musst du dem Finanzamt Auskunft liefern. Einreichen musst du zu diesem Zweck die ·         Einnahmenüberschussrechnung ·         Umsatzsteuervoranmeldung ·         Umsatzsteuererklärung ·         Einkommenssteuererklärung

 

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Ob einfache oder doppelte Buchführung, Ordnung ist in jedem Fall für eine Buchhaltung oberstes Gebot. Die Mindestanforderungen an eine Buchführung sind daher im § 239 HGB geregelt. So darfst du zum Beispiel deine Buchführung nicht in lateinischer Sprache erstellen, da eine lebende Sprache vorgeschrieben ist.

Außerdem musst du alle Aufzeichnungen wie folgt führen:

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet

Wenn dein Buchhalter auf die Quittung für deine Tankfüllung besteht, will er dich also nicht ärgern, sondern möchte den gesetzlichen Vorschriften genügen. Tipp-Ex solltest du bei der Erledigung deiner Buchhaltung ebenfalls vom Schreibtisch verbannen, denn Aufzeichnungen dürfen auf keinen Fall so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr erkennbar ist.

Hinweis:

Wenn du also einen falschen Eintrag in deiner Kasse bemerkst, solltest du ihn lieber durchstreichen und neu eintragen. Aber auch dabei muss anschließend noch erkennbar sein, in welcher Reihenfolge deine Aufzeichnungen erfolgt sind.

 

Welche Bücher gibt es?

Auch heute werden im Rahmen einer doppelten Buchführung die Buchungen der Geschäftsvorfälle in mehreren Büchern vorgenommen. Wenn du mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, bemerkst du davon jedoch nichts. Du brauchst jeden Geschäftsvorfall nur einmal zu erfassen. Den Rest erledigt die Software für dich – vorausgesetzt natürlich, du hast die richtigen Konten zum korrekten Buchungssatz kombiniert. Diese Entscheidung kann dir auch die beste Software nicht abnehmen.

 

 

Grundbuch oder Journal

Hier werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Jede Buchung ist mit einer Belegnummer zu versehen und mit Betrag, Belegdatum, angesprochenen Konten sowie einem aussagefähigen Buchungstext einzutragen. In einer EDV-gestützten Buchhaltung gibst du genau diese Daten an, die dann vom Programm weiterverarbeitet werden. Außerdem erzeugt die Software eine eindeutige Buchungsnummer für deine Buchung und verknüpft sie mit dem Buchungsdatum. Das Journal mit allen Buchungssätzen kannst du dir anschließend ausdrucken lassen.

 

Hauptbuch

Hier werden die Buchungstexte und Beträge auf die Sachkonten übernommen, die bei der Buchung angegeben wurden. Dazu wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Als Grundlage für die Buchung dient der Buchungssatz aus dem Journal, der angibt, auf welchem der Konten im Soll und auf welchem im Haben gebucht wird. Vielleicht hast du schon einmal die Formulierung „Soll an Haben“ gehört. Das ist der Aufbau eines jeden Buchungssatzes, wobei „Soll“ und „Haben“ Platzhalter für die entsprechend zu bebuchenden Konten darstellen.

 

Nebenbücher

Wenn du mit den Sachkonten im Hauptbuch nicht auskommst, weil du die Buchungen eines oder mehrerer Konten näher differenzieren möchtest, kannst du sie in Unterkonten aufteilen. Diese Unterkonten werden dann in einem Nebenbuch geführt. Besonders geläufig sind hier die

• Kontokorrentbuchhaltung (Kreditoren- & Debitorenbuchhaltung)
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung

 

Beispiel: 

Du hast sehr viele Kunden und möchtest gerne für jeden Kunden ein eigenes Konto führen. Dann richtest du eine Debitorenbuchhaltung ein und unterteilst dazu das Konto Forderungen in einzelne Kundenkonten. Während du bei deiner Buchung nur das Debitorenkonto angibst, bucht deine Buchhaltungssoftware automatisch auch auf dem übergeordneten Sachkonto im Hauptbuch.

 

Was sind die Grundlagen der doppelten Buchführung?

Bei einer doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht. Es werden also Doppelbuchungen vorgenommen, wobei jeweils Soll- und Habenbuchungen in gleicher Höhe durchgeführt werden. Weiterhin kann der Unternehmenserfolg (Gewinn oder Verlust) bei der doppelten Buchführung auf zweierlei Weise ermittelt werden. Zum einen geschieht dies anhand eines Vermögensvergleichs, wobei Anfangsbilanz und Schlussbilanz eines Geschäftsjahres miteinander verglichen werden:

 

	Betriebsvermögen am Ende des Geschäftsjahres
–	Betriebsvermögen am Anfang des Geschäftsjahres
+	Privatentnahmen
–	Privateinlagen
=	Unternehmenserfolg

 

Daneben wird mittels doppelter Buchführung der Unternehmenserfolg mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Hier werden alle betrieblichen Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres berücksichtigt, was stark vereinfacht folgendermaßen aussieht:

 

	Umsatzerlöse
+	Eigenverbrauch
–	Betriebliche Aufwendungen
=	Unternehmenserfolg

 

Hinweis:

Der auf dem Gewinn- und Verlustkonto ermittelte Unternehmenserfolg wird am Ende des Geschäftsjahres über das Eigenkapital in die Bilanz übernommen. Für den manuell rechnenden Buchhalter stellte dies eine Prüfung seiner Arbeit dar, denn sollte die Bilanz danach nicht ausgeglichen sein, musste er seine Aufzeichnungen nach einem Fehler durchforsten.

 

 

Wie setzt sich das Kontensystem zusammen?

Für jeden Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung gibt es Konten, auf denen die einzelnen Geschäftsvorfälle verbucht werden können. Die Konten werden nach Kontenklassen eingeteilt, die sich aus dem dazugehörigen Kontenrahmen ergeben. Welchen Kontenrahmen du für deine Buchhaltung verwenden möchtest, bleibt dir überlassen. Standardkontenrahmen sind für alle Unternehmen geeignet. Es gibt aber auch Spezialkontenrahmen, die auf besondere Anforderungen einzelner Berufsgruppen oder Branchen ausgerichtet sind. Falls du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, wird er dir seinen bevorzugten Kontenrahmen empfehlen. Die meisten Buchführungsprogramme bieten bereits die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 an, aus deren Konten du dir deinen individuellen Kontenplan erstellen kannst.

 

Beispiel zu SKR 03:

 

Kontenklasse	Art	Hierzu gehören z.B.:
0	Anlage- und Kapitalkonten	Die Konten Betriebs- und Geschäftsausstattung, Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten oder Eigenkapital
1	Finanz- und Privatkonten	Die Konten Kasse, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Privatentnahmen
2	Abgrenzungskonten	Zinsen, außerordentliche Aufwendungen oder periodenfremde Erträge
3	Wareneingangs- und Bestandskonten	die Konten Wareneingang, erhaltene Skonti oder Bestandsveränderungen von Waren oder Rohstoffen
4	betriebliche Aufwendungen	die Konten Löhne und Gehälter, Kfz-Kosten oder Abschreibungen für Abnutzung
5 & 6	Hier sind noch keine Konten vorgegeben	Wenn du einzelne Unternehmensteile spezifizieren möchtest, kannst du dir hier eigene Konten dafür anlegen
7	Bestände an Erzeugnisse	die Konten fertige Erzeugnisse oder unfertige Erzeugnisse
8	Erlöskonten	die Konten Umsatzerlöse, gewährte Skonti oder private Kfz-Nutzung
9	Vortrags-, Kapital-, Korrektur- und statistische Konten	die Konten für Saldenvorträge, Investitionszulagen oder Bewertungskorrekturen

 

Welche Kontenarten gibt es?

Unabhängig von den Kontenklassen gibt es weitere Unterscheidungen von Konten, die eng mit den auf ihnen vorgenommenen Buchungen zusammenhängen.

 

 

Bestandskonten

Die Bestandskonten werden am Anfang des Geschäftsjahres aus der Eröffnungsbilanz entwickelt. Auf ihnen werden die Bestände des Unternehmensvermögens dokumentiert. Sie können auch als Aktiv- und Passivkonten bezeichnet werden. Diese Bezeichnung gibt dir gleichzeitig einen Hinweis darüber, auf welcher Seite der Bilanz sie zu finden sind. Zu den Aktivkonten, die auf der linken Bilanzseite (Aktiva) aufgelistet werden, gehören beispielsweise die Konten

• betriebliche Gebäude
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Kasse

Zu den Passivkonten, die auf der rechten Bilanzseite (Passiva) zu finden sind, gehören zum Beispiel die Konten

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Eigenkapital
• Rückstellungen

Aktiv- und Passivkonten sind im SKR 03 in den Kontenklassen 0 und 1 angesiedelt.

 

 

Erfolgskonten

Auf den Erfolgskonten werden alle betrieblichen Geschäftsvorfälle dokumentiert, die den Unternehmenserfolg beeinflussen. Sie werden in Aufwands- und Erlöskonten unterteilt. Diese Konten werden für die Gewinn- und Verlustrechnung herangezogen. Zu ihnen gehören die Konten

• Umsatzerlöse
• Löhne und Gehälter
• Raumkosten
• betriebliche Steuern

Da der größte Teil der laufenden Geschäftsvorfälle Aufwands- oder Erlöskonten berührt, gibt es im SKR 03 jeweils eine eigene Kontenklasse für sie.

 

 

Gewinn- und Verlustrechnung

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Aufwendungen und Erträge des laufenden Geschäftsjahres gegenübergestellt, um den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Dazu werden die Aufwands- und Ertragskonten eines jeden Geschäftsjahres am Jahresende über das Gewinn- und Verlustkonto aufgelöst. Es könnte zum Beispiel dann so aussehen:

 

GuV
Soll		Haben
Bestandsveränderungen	50.000 €	Umsatzerlöse	300.000 €
Löhne und Gehälter	100.000 €	Private Kfz-Nutzung	3.000 €
Kfz-Kosten	15.000 €
Bürobedarf	8.000 €
Raumkosten	30.000 €
Telefonkosten	1.500 €
Gewinn	98.500 €
Summe	303.000 €	Summe	303.000 €

 

Gut zu wissen:

Ein Gewinn- und Verlustkonto wird übrigens auch in einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung zur Ermittlung des Unternehmenserfolgs verwendet, wenn du mit einer EDV-gestützten Buchhaltungssoftware arbeitest.

 

Wie sieht eine Bilanz aus?

Eine Bilanz muss nur aufstellen, wer zu einer doppelten Buchführung verpflichtet ist. Hier wird das Betriebsvermögen eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag abgebildet.

Aus der Aktivseite kannst du die Vermögensstruktur des Unternehmens erkennen. Hier finden sich:

• Anlagevermögen, wie Gebäude oder maschinelle Anlagen
• Umlaufvermögen, wie Waren- und Geldbestände oder Forderungen gegenüber Kunden

Auf der Passivseite kannst du erkennen, womit das Unternehmen sein Vermögen finanziert hat. Das kann  geschehen durch:

• Eigenkapital
• Fremdkapital, (Darlehen oder Verbindlichkeiten)

Bilanz
Aktiva	Passiva
A.      Anlagevermögen Gebäude Maschinelle Anlagen   B.      Umlaufvermögen Waren- und Geldbestände Forderungen gegenüber Kunden	A.      Eigenkapital   B.      Fremdkapital Darlehen Verbindlichkeiten
Summe Aktiva	Summe Passiva

Eine Bilanz muss immer ausgeglichen sein. Seit im Jahr 2010 das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) in Kraft getreten ist, können Handels- und Steuerbilanz nicht mehr übereinstimmen. Die umgekehrte Maßgeblichkeit der Steuerbilanz für die Handelsbilanz gibt es nicht mehr, sodass steuerliche Sonderregelungen nun nicht mehr vom Unternehmer in die Handelsbilanz übernommen müssen. Insbesondere bei der Bewertung von Anlagegütern und Verlustrückstellungen kommt es zu Abweichungen zwischen Steuer- und Handelsbilanz. In der Handelsbilanz müssen die latenten Steuern aus diesen Abweichungen bilanziert werden.

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Gibt es spezielle Buchungsfälle?

Bevor du buchen kannst, musst du in einer doppelten Buchführung am Anfang des Geschäftsjahres deine Bilanzpositionen als Anfangsbestand in die entsprechenden Konten übernehmen.

Auf der Aktivseite der Bilanz stehen

• dein Barvermögen
• dein Fuhrpark
• dein Bankvermögen
• deine Forderungen gegenüber Kunden
• deine Warenbestände 
• weitere Vermögensposten wie Betriebsgrundstücke oder maschinelle Anlagen

Auf der Passivseite findest du

• dein Eigenkapital
• deine Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
• Kreditverbindlichkeiten gegenüber Banken oder anderen Gläubigern

Für jeden dieser Posten wird ein Konto angelegt, auf dem während des Wirtschaftsjahres die zugehörigen laufenden Geschäftsvorfälle gebucht werden.

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Konten bestehen aus zwei Spalten, der Sollseite links und der Habenseite rechts. Auf Aktiv- und Aufwandskonten werden Zugänge im Soll und Abgänge im Haben gebucht. Bei Passiv- und Ertragskonten ist es genau umgekehrt. Dort werden Zugänge im Haben und Abgänge im Soll gebucht. Wenn du dir das einprägen kannst, wirst du dir die meisten Buchungssätze schnell herleiten können. Wir zeigen dir hier die Buchungssätze zu einigen Geschäftsvorfällen, die in jedem Unternehmen vorkommen können.

Der Buchungssatz für die Eröffnung eines Aktivkontos lautet:

 

Soll	an	Haben
Aktivkonto	an	Eröffnungsbilanzkonto

 

Für ein Passivkonto lautet der Buchungssatz daher genau umgekehrt:

 

Soll	an	Haben
Eröffnungsbilanzkonto	an	Passivkonto

 

Neben diesen Bestandskonten, die dein Vermögen am Jahresanfang widerspiegeln, benötigst du noch weitere Erfolgskonten, die am Jahresende in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. Erfolgskonten eröffnest du erst, wenn du die erste Buchung auf ihnen vornimmst. Einen Bestand aus dem Vorjahr gibt es für sie nicht.

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Beispiel 1:

Du kaufst Briefmarken im Wert von für 70 € und bezahlst bar. Für den Buchungssatz benötigst du die Konten Postwertzeichen und Kasse. Das Konto Postwertzeichen ist ein Aufwandskonto, daher wird der Zugang auf der Sollseite gebucht. Das Konto Kasse ist ein Aktivkonto, weshalb die Geldentnahme im Haben gebucht wird. Der Buchungssatz lautet folglich:

 

Soll	an	Haben
Postwertzeichen 70 €	an	Kasse 70 €

 

Wenn du lieber mit einer EC-Karte bezahlst, würde der Betrag für die Briefmarken von deinem Bankkonto abgebucht. Der Buchungssatz würde dann lauten:

 

Soll	an	Bank
Postwertzeichen 70 €	an	Bank 70 €

 

Beispiel 2:

Du nimmst ein Darlehen in Höhe von 30.000,00 € auf. Für diesen Geschäftsvorfall benötigst du die Konten Darlehen und Bank. Durch die Auszahlung des Darlehensbetrages erhöht sich dein Kontostand der Bank, auf dem Aktivkonto wird daher im Soll gebucht. Die Höhe des Darlehens steigt ebenfalls, daher wird auf dem Passivkonto im Haben gebucht. Der Buchungssatz lautet also:

 

Soll	an	Haben
Bank 30.000 €	an	Darlehen 30.000 €

 

Beispiel 3:

Du verkaufst Ware im Wert von brutto 595 € an einen Kunden, mit dem du ein Zahlungsziel von vier Wochen vereinbart hast. Der Kunde bezahlt pünktlich nach vier Wochen deine Rechnung. Hier musst du zwei Buchungen vornehmen, denn schon der Verkauf der Ware stellt einen Geschäftsvorfall dar, der aufgezeichnet werden muss:

 

Soll	an	Haben
Forderungen 595 €	an	Umsatzerlöse 500 €
	an	Umsatzsteuer 95 €

 

Wenn der Kunde deine Rechnung bezahlt, ist ein weiterer Geschäftsvorfall zu buchen:

 

Soll	an	Haben
Bank 595 €	an	Forderungen 595 €

 

Auf dem Konto Forderungen hast du nun einmal im Soll und einmal im Haben gebucht. Beide Buchungen gleichen sich aus, du kannst sie auf dem Konto ausziffern. So erkennst du später besser, welche Forderungen tatsächlich noch offen sind und kannst die säumigen Kunden an die Bezahlung erinnern.

Wenn du sehr viele Kunden hast und einen besseren Überblick über sie behalten möchtest, könntest du das Konto Forderungen auch in weitere Konten unterteilen, die jeweils einem Kunden zugeordnet sind. Das wäre dann eine Debitorenbuchhaltung, wo du für jeden einzelnen Kunden bequem jede einzelne Kontobewegung im Auge behalten könntest.

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Beispiel 4:

Du kaufst Ware im Wert von 2.975 € ein. Dein Lieferant gewährt dir ein Zahlungsziel von 30 Tagen, bietet dir aber alternativ einen Skontoabzug in Höhe von 2 % der Rechnungssumme an, wenn du innerhalb von fünf Tagen bezahlst. Natürlich nimmst du das Angebot zum Skontoabzug an, denn auf das gesamte Jahr gerechnet, entspricht dies immerhin einer Verzinsung von fast 29 %! Das wird dir keine seriöse Bank für deinen Kontobestand bieten. Auch hier musst du zwei Buchungen durchführen. Der erste Buchungssatz bei Erhalt der Rechnung lautet:

 

Soll	an	Haben
Wareneingang 2.500 €	an	Verbindlichkeiten 2.975 €
Umsatzsteuer 475 €	an

 

Der zweite Buchungssatz bei Überweisung des Rechnungsbetrages lautet:

 

Soll	an	Haben
Verbindlichkeiten 2.975 €	an	Bank 2.915,50 €
	an	Erhaltene Skonti 50 €
	an	Umsatzsteuer 9,50 €

 

Die Verbindlichkeit gegenüber deinem Lieferanten ist mit der Bezahlung getilgt, auch wenn du natürlich nicht den vollen Rechnungsbetrag überwiesen hast. Um das Konto Verbindlichkeiten auszugleichen, musst du also den Skontobetrag ebenfalls buchen. Das Konto erhaltene Skonti ist ein Erfolgskonto, das am Jahresende deinen Gewinn erhöht. Auch hier kannst du natürlich das Konto Verbindlichkeiten in einzelne Kreditorenkonten aufteilen, wenn du einen besseren Überblick über jeden einzelnen deiner Lieferanten haben möchtest.

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Beispiel 5:

Am Wochenende hebst du 400 € am Geldautomaten ab, um damit deine privaten Einkäufe zu bezahlen. Damit entnimmst du deiner Firma Geld für private Zwecke, was natürlich dein gutes Recht ist, trotzdem aber nicht deinen Gewinn mindern darf. Du buchst daher folgendermaßen:

 

Soll	an	Haben
Privat 400 €	an	Bank 400 €

 

Das Konto Privat ist ein Unterkonto vom Eigenkapital und wird am Jahresende dorthin aufgelöst. Je nachdem, ob du dann mehr Privatentnahmen oder -einlagen während des laufenden Geschäftsjahres getätigt hast, sorgt es dafür, dass sich der Bestand deines Eigenkapitals verringert oder erhöht.

 

Was sind die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung?

Im Unterschied zur einfachen Buchführung ermöglicht die doppelte Buchführung dem Rechnungswesen einer Firma differenzierte Auswertungsmöglichkeiten. So kann der Unternehmer jederzeit den Stand seines Vermögens nachvollziehen, was in einer einfachen Buchführung nicht möglich ist, wo nur die betrieblichen Ausgaben und Einnahmen aufgezeichnet werden. Auch Offene-Posten-Listen zum effektiven Forderungsmanagement bietet nur die doppelte Buchführung.

Der größte Nachteil der doppelten Buchführung liegt im Verständnis des komplexen Kontosystems, welches für einen Laien schwer zu durchschauen ist. Zwar geben viele Buchhaltungsprogramme Hilfestellungen, doch ob der Anwender tatsächlich auf dem korrekten Konto bucht, können sie natürlich nicht überprüfen. Durch fehlerhafte Buchungen können daher leicht fehlerhafte Auswertungen erzeugt werden, die möglicherweise zu wirtschaftlichen oder steuerlichen Nachteilen führen können.

 

Gibt es neue Möglichkeiten der Buchführungsorganisation?

Der technische Fortschritt hinterlässt auch im Rechnungswesen der Unternehmen seine Spuren. So ist es heutzutage normal, die Geschäftsbücher nicht mehr in Form gebundener Bücher zu führen, sondern EDV-Programme dafür einzusetzen.

Doch die Entwicklung geht noch weiter. Im Zuge der Digitalisierung ist eine beleglose Buchhaltung auf dem Vormarsch. Ein Buchhalter muss nicht mehr zwangsläufig im Unternehmen arbeiten, sondern kann dank Online-Lösungen über einen Zugang zur Cloud auf die benötigten Unterlagen zugreifen.

Die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ müssen trotzdem eingehalten werden. Wenn du deine Belege ausschließlich digital aufbewahren möchtest, um in einem papierlosen Büro zu arbeiten, gelten für dich sogar erhöhte Anforderungen, nämlich die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Dateizugriff“ oder kurz GoBD.

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Hinweis:

Auch in digitaler Form musst du deine Belege im Rahmen der Aufbewahrungsfristen jederzeit zugriffsbereit haben. Wenn du Probleme bei einer späteren Betriebsprüfung vermeiden möchtest, solltest du also bei der Wahl eines Archivierungssystems unbedingt darauf achten, dass es den Anforderungen der GoBD genügt.

 

Fazit

Eine doppelte Buchführung mit Aufstellung einer Bilanz erfordert höhere Anforderungen an den Buchhalter als eine einfache Buchhaltung, bei der nur die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden müssen. Dafür ermöglicht sie jedoch deutlich aussagekräftigere Auswertungen. Sobald du eine Buchhaltungssoftware verwendest, führt diese immer eine doppelte Buchführung durch, auch wenn du deinen Gewinn nur durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Absatz 3 EStG ermittelst. Wenn du deine Gewinnermittlungsart korrekt angegeben hast, stellt dir die Software genau die Auswertungen zur Verfügung, die du für deine Steuererklärung benötigst.

 

 

Der Beitrag Doppelte Buchführung – einfach erklärt mit Beispielen erschien zuerst auf weclapp Blog.